4 obavezna dokumenta za arhivsku građu firme

Arhiv

Svaka firma, još od 2020. godine, u Srbiji, mora posedovati 3 obavezna dokumenta o arhivskoj građi, kako to sada iziskuje Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti.

Verovali ili ne, do 2021. godine se primenjivao zakon koji nije fundamentalno menjan još od doba Jugoslavije, pa su kaznene odredbe predviđale novčane kazne izražene u starim i novim dinarima. Na prvi pogled zanimljiva činjenica, ali ujedno i zabrinjavajuća – no važno je da je sada to rešeno i da sada temeljnije vodimo računa o arhivi naših pravnih lica.

Zakon je počeo sa primenom 02.02.2021.godine, koji se detaljno bavi pitanjem arhivske građe i dokumentarnim materijalom i sa sigurnošću možemo reći da u ovoj oblasti više ništa neće biti isto.

Šta je to arhivska građa

Za one koji se prvi put susreću sa ovom temom, jednostavnim rečnikom, arhivsku građu čine materijalni i digitalni dokumenti odnosno dokumentovani materijali koje napravi jedna firma, bilo državna ili privatna.

Arhiva
Preuzeto sa Istorijskog Arhiva Niš

Malo složenijim rečnikom, Zakon o Arhivskoj građi ali i Zakon o kulturnim dobrima definiše se arhivska građa na sledeći način (za one kojima je pravnička terminologija dosadna, slobodno možete preskočiti naredna dva pasusa).

Arhivsku građu je prema članu 24. Zakona o kulturnim dobrima čine izvorni i reprodukovani pisani, crtani, kompjuterizovani, štampani, fotografisani, filmovani, mikrofilmovani, fonografisani ili na drugi način zabeleženi dokumentarni materijal od posebnog značaja za nauku i kulturu koji je nastao u radu državnih organa i organizacija, organa jedinica teritorijalne autonomije i lokalne samouprave, političkih organizacija i njihovih organa, ustanova i drugih organizacija, verskih zajednica, kao i pojedinaca, bez obzira na to kad je i gde nastao i da li se nalazi u ustanovama zaštite ili van njih.

Ako se pak osvrnemo na krovni zakon iz ove teme, Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti videćemo da je Arhivska građa, kao dokumentarni materijal koji se trajno čuva, je odabrani izvorni, a u nedostatku izvornog, i svaki reprodukovani oblik dokumenta ili zapisa koji su nastali radom i delovanjem državnih organa i organizacija, organa teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanova, javnih preduzeća, imalaca javnih ovlašćenja, privrednih društava, preduzetnika, lica koja obavljaju registrovanu delatnost, verskih zajednica, kao i drugih pravnih ili fizičkih lica, a od trajnog su značaja za kulturu, umetnost, nauku, prosvetu i druge društvene oblasti, bez obzira na to kada i gde su nastali, i da li se nalaze u ustanovama zaštite kulturnih dobara ili van njih, i bez obzira na oblik i nosač zapisa na kome su sačuvani;

Međutim, Kada se kaže arhivska građa, obično se misli na različita dokumenta nastala radom ustanova ili pojedinaca, dokumenta koja imaju svoju karakterističnu strukturu, formalna obeležja i karakterističan činovnički jezik. Takvi akti nesumnjivo preovlađuju u fondovima svih arhiva, ali postoje i oni koji i formalno i suštinski odudaraju od naše uobičajene predstave o arhivskoj građi. Prema Arhivu Jugoslavije to mogu biti:

Arhivska građa
  • arhitektonski planovi;
  • brošure;
  • crteži;
  • čestitke, razglednice, dopisnice, koverte;
  • diplome i odlikovanja;
  • geografske karte;
  • leci;
  • lična dokumenta;
  • novine;
  • plakati;
  • pozivnice;
  • programi;
  • prospekti.

Šta donosi novi zakon?

Novim Zakonom uređuje se širok aspekt pitanja vezanih za arhivsku građu, utvrđuju se uslovi za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala, utvrđuje se pravna regulativa koja se odnosi na arhivsku građu izvorno nastalu u elektronskom obliku, nadležnost i delatnost javnih (ali se ostavlja prostor i za popularizaciju i osnivanje privatnih arhiva u smislu posebne delatnosti) arhiva u Republici Srbiji.

Najvažnija novina za privredne subjekte u Republici Srbiji jeste uvođenje novih obaveza u pogledu postupanja sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom, gde je cilj Zakonodavca da evidentnim uvođenjem procedura u postupanju i periodičnim izveštavanjem nadležnog javnog arhiva se uvede red i disciplina u ovoj oblasti kakva npr. postoji u Evropskoj uniji.

3 obavezna dokumenta

Kroz prizmu zakona, jasno se izdvaja ko je stvaralac arhivske građe, gde se ističe da to može biti apsolutno svako pravno (ili fizičko lice ) čijim se radom, odnosno delovanjem i obavljanjem radnih delatnosti nastaje arhivska građa.

Dakle, stvaraoci arhivske građe pre svega imaju obavezu da donesu odgovarajuće interne opšte akte iz ove oblasti, što im se traži kroz član 14. Zakona po kojoj, svaki stvaralac je dužan da donese sledeće:

  1. Opšti akt o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala;
  2. Listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja;
  3. Opšti akt o načinu evidentiranja, zaštite, i korišćenja elektronskih dokumenata.
  4. BONUS: Odluka o imenovanju odgovornog lica za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala i postupanje sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom. (najviše vezano za privredna društva)

Obratite pažnju na PraviLaw dokumente koji se tiču arhivske građe!

Ono što je važno istaći kod ovih pravilnika jeste da je neophodno poslati ih nadležnom istorijskom arhivu u mestu u kojem se nalazimo – konkretno: PraviLaw udruženje je ovu dokumentaciju poslalo Istorijskom Arhivu Niš, jer se udruženje nalazi u Nišu.

Istorijski Arhiv Niš

Po dostavljanju dokumentacije, nadležni javni arhiv daje saglasnost na listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja.

Obaveze po pitanju dokumenata!

Novim Zakonom uvedena je obaveza stvaraoca arhivske građe da dostavi nadležnom javnom arhivu po mestu sedišta, prepis Arhivske knjige najkasnije do 30. aprila tekuće godine, za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini.

KAZNE:

Za propuštanje ove obaveze kaznenim odredbama Zakona uvedena sankcija u vidu prekršajne odgovornosti i mogućnost kažnjavanja pravnog lica novčanom kaznom do 2.000.000,00 dinara. Sva pravna lica koja do sada nisu uredno vodila arhivsku knjigu, biće dužna da retroaktivno sačine istu (od dana osnivanja) i overe je pred nadležnim javnim arhivom.

Zakona uvodi još jednu obavezu za stvaraoce arhivske građe, a to je da prilikom svake buduće statusne promene, promene adrese sedišta ili poslovnog imena, kao i u slučaju otvaranja stečaja ili pokretanja likvidacije obavesti o navedenoj promeni nadležni istorijski arhiv.

Šta je to arhivska knjiga?

Arhivska knjiga se ne vodi posebno za svaku godinu, već u kontinuitetu. Ona je jedna, jedinstvena i centralna. Jednom dat, redni broj u arhivskoj knjizi se ne ponavlja.

Redakcija Paragraf Lex

Arhivska knjiga predstavlja svojevrstan inventar dokumentacije. U arhivsku knjigu se ne upisuje sâm sadržaj dokumenata niti njihovi naslovi nego se grupno popisuje količina dokumenata nastala u kalendarskoj godini, grupisana po kategorijama.

Dakle, pojednostavljeno, Arhivska knjiga može da se posmatra kao portfolio Arhivske građe, odnosno katalog Arhivske građe.

Ko ima obavezu da vodi Arhivsku knjigu?

Svi! osim fizičkih lica – pa je i to delimično tačno.

Arhivsku knjigu su obavezni da vode stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala, osim fzičkih lica, što znači da su obavezni obavezni da je vode:

  • državni organi i organizacije;
  • organi teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave;
  • državne ustanove;
  • javna preduzeća;
  • imaloca javnih ovlašćenja;
  • privredna društava;
  • druga pravna lica.

Kako se vodi arhivksa knjiga?

VAŽNO: Arhivska knjiga se ne vodi posebno za svaku godinu, već u kontinuitetu. Ona je jedna, jedinstvena i centralna. Jednom dat, redni broj u arhivskoj knjizi se ne ponavlja.

Šta to znači, ako je redni broj 01/2022, ne može da postoji 01/2023, već mora da bude, recimo 123/2023.

Ukoliko nije vođena arhivska knjiga do sada, neophodno je da sva dokumentacija iz proteklih godina bude popisana u arhivsku knjigu.

arhivska građa i dokumentarni materijal u elektronskom obliku

Ono što je zanimljivo u celoj ovoj priči je to što po prvi put, odredbom člana 11. Zakona, je regulisano pitanje arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku.

Šta kaže član 11. Zakona:

Stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku dužan je da sprovodi procedure i postupke vezane za upravljanje dokumentima, kao i da koristi informacioni sistem, koji garantuju zaštitu, autentičnost, verodostojnost, celovitost i upotrebljivost elektronskih dokumenata.

Stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala pripremu arhivske građe i dokumentarnog materijala za pouzdano elektronsko čuvanje i pouzdano elektronsko čuvanje arhivske građe i dokumentarnog materijala vrši u skladu sa propisima kojima se uređuje pouzdano elektronsko čuvanje i u skladu sa propisima donetim na osnovu ovog zakona.

Ovaj član i obaveze koje proističu iz njega opisuje jedna advokatska kancelarija Vukovič & Partners, gde u svom blogu ističe sledeće:

Sve što u obavljanu delatnosti stvaralac arhivske građe stvori kao dokument u elektronskom obliku, koji je podoban za potpisivanje kvalifikovanim elektronskim sertifikatom, u tom (elektronskom obliku) se dokument u buduće i čuva. Arhivska građa čuva se trajno u obliku u kojem je nastala, što znači da ako je dokumentarni materijal, koji je klasifikovan kao arhivska građa, nastao u papirnom obliku, on nipošto ne sme biti uništen, bez obzira na proceduru njegovog digitalizovanja (što ne znači da on ne može biti digitalizovan, štaviše tako nešto je poželjno, ali samo za operativne svrhe, nipošto kao način trajnog čuvanja). Sa druge strane, oblik dokumentarnog materijala, koji nije elektronski i za koji nije propisan trajan rok čuvanja može se uništiti i pre isteka propisanog perioda čuvanja, ukoliko se čuva u okviru usluge kvalifikovanog elektronskog čuvanja dokumenata.

Praksa iz perspektive nadležnih arhiva

Kako su zaposleni u nadležnim arhivima godinama unazad isticali jedan potencijalni problem praktične prirode, nužno je istaći to i u ovom tekstu.

Sve novine koje nam Zakon donosi će neminovno uticati da se arhivska građa u znatno većoj meri dostavlja arhivima, dakle znazno više “papira”, a prostorije nadležnih arhiva su ograničene po pitanju prostora i prostornih kapaciteta.

Da li je potrebno zidanje novih javnih zgrada koje će služiti kao novi prostorni kapaciteti za našu arhivu?

Da li je potrebno zaposliti više ljudi, jer će novim zakonom neminovno doći do lavine novih poslova i znatnog uvećanja obima posla za sve one koji se brinu o našim arhivskim građama?

Ovo su samo neka pitanja o kojima treba razmišljati, a kada izađu novi podzakonski akti na ovu temu, tek će se onda govoriti o ovoj temi temeljnije i detaljnije!

Nešto što bi takođe moglo biti povezano s ovom temom jeste neki od naših tekstova koje izvlačimo iz PraviLaw ARHIVE – a vezan je za OBAVEZNE PRAVILNIKE KOJE FIRMA SA PREKO 10 ZAPOSLENIH mora imati.

Autor: Tadija Mitić

Izvori: Advokatska kancelarija “Vuković & partneri”, Paragraf Lex, Arhiv Jugoslavije, Državni Arhiv Srbije, Istorijski arhiv Niš

1 thought on “4 obavezna dokumenta za arhivsku građu firme”

  1. Pingback: FIRMA SA PREKO 10 ZAPOSLENIH - 5 OBAVEZNIH PRAVILNIKA

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *